Die Berechnung der Liefertreue für Ersatzteile ist praktisch nie trivial. Auch SAP kann daher im Standard keine Liefertreue für Ihre Ersatzteillogistik bestimmen.

Denn um die Liefertreue zu berechnen, benötigen Sie nicht nur bei SAP immer 2 Elemente:

• ein durch Servicelevel definierter (gelegentlich auch bestätigte) spätester Liefertermin
• das tatsächliche Lieferdatum

Lediglich das tatsächliche Lieferdatum ist einfach aus den Daten auszulesen. Sie finden es zu jeder Verkaufsposition in der SAP-Tabelle VBEP mit Menge und Datum. Teillieferungen zeigen sich durch 2 oder mehr Datensätze. Der jeweils späteste Liefertermin ist dann relevant.

Das zugehörige Whitepaper finden Sie am Ende dieses Beitrags

Ihr Servicelevel definiert, wie lange nach Anlage-Datum und -Zeit des Verkaufsbelegs Sie geliefert haben müssen. Das Anlagedatum und die Uhrzeit finden Sie in der SAP-Tabelle VBAP.

Für die Berechnung fließt außerdem so etwas wie eine Auftragspriorität oder ein Kennzeichen für Servicelevel ein.

Diese sollten firmenspezifisch abgelegt sein. Daher ist eine allgemeine Aussage für ein Tabellen-Element bei SAP hier nicht möglich. Sinnvollerweise befindet sich hierfür ein Feld im Kopf des Verkaufsbelegs in der Tabelle VBAK.

Einerseits ist bei SAP ein Service Level Monitor vorhanden. Das zugehörige PDF beschreibt für die Vertriebsbelege sehr detailliert, welche Felder aus welchen Tabellen relevant sein könnten. Die Frage, wie verschiedene Service Level im After Sales zu berücksichtigen sind, bleibt jedoch unbeantwortet.

Andererseits findet sich im Order and Contract Management die App Liefertreue. Die vielen Möglichkeiten gehen jedoch ebenfalls an den Anforderungen der Ersatzteillogistik vorbei.

Gebräuchlich sind in der Ersatzteillogistik 3 Service-Level. Sie sind in der Folge näher beschrieben. Hinzu kommen gelegentlich kundenspezifische Vereinbarungen, also Service Level Agreements (SLA).

In einigen kritischen Bereichen existieren außerdem Reaktionszeiten in der Größenordnung einzelner Stunden. Diese beschreibe ich hier nicht weiter.

Sie definieren den Service Level für Express-Aufträge zum Beispiel durch taggleiche Lieferung bei Auftragseingang bis 17:00 Uhr (Cutoff-Zeit).
Für Auftragseingänge nach 17:00 Uhr legt der Servicelevel „Express“ eine Lieferung am nächsten (Arbeits-) Tag fest.

Daraus können Sie für jede Position eines Express-Auftrags Ihren Ziel-Liefertermin errechnen. Das klappt sogar automatisch.

Liegt Ihr realer Lieferdatum am oder vor dem Ziel-Liefertermin, dann ist diese Position liefertreu. Kumuliert über alle Positionen (eines Auftrags, eines Kunden) über einen Zeitraum erhalten Sie die Liefertreue. Hierbei muss es nicht einmal SAP sein, denn die Kernaussage bleibt für alle ERP-Systeme gleich.

Sie werden bemerkt haben, dass weder eine manuelle Terminbestätigung noch eine Korrektur wegen Fehlteilen oder -mengen einfließen. Hierdurch verhindern Sie etwaige Manipulationen dieses für Kunden außerordentlich wichtigen Key Performance Indicators.

Der hohe Anspruch an die kurze Durchlaufzeit des Verkaufsauftrags erzwingt geradezu eine automatisierte Lieferungsgenerierung nach abgeschlossener Buchung des Auftrags. Zeit für stündliche Batch-Generierung fehlt Ihrem Lager sonst womöglich zur Erreichung einer guten Liefertreue bei SAP.

Am Monatsende kommt es zu einer Ungenauigkeit. Auftragspositionen wurden zwar angelegt, aber nicht ausgeliefert. Trotzdem könnten diese Lieferpositionen die SLA erfüllen.

Um diese Ungenauigkeit zu vermeiden, müsste ein SAP-Report nach dem letzten noch liefertreuen Datum für den Vormonat gezogen werden.

Hier definiert Ihr Kunde, wann geliefert werden soll. Das kommt zum Beispiel für umfangreiche Wartungen vor. Oder auch für Exporte, für die die Abfahrt eines Schiffs vorab festliegt.

Wenn Sie diese Anforderung durch eine dezidierte Auftragspriorität abbilden, halten Sie die besonders anspruchsvolle Liefertreue für „Express“ sauber. Trotzdem ist natürlich eine nachträgliche Anpassung des Kundenwunschtermins möglich.
Die Kalkulation der Liefertreue erfolgt wie bereits bei „Express“ beschrieben.

Wie immer bestimmt Ihre Datenqualität die Qualität der Kennzahlen.

Dabei ist der Liefertermin in SAP eindeutig. Auch ein gepflegter Kalender der Arbeitstage (im Ersatzteillager) sollte kein Problem darstellen. Allerdings nur, wenn Ihr Ersatzteillager Teil eines eigenständigen Werks in SAP ist.

Schwieriger dürfte Ihnen die eindeutige Abbildung der Service Level (Agreements) fallen. Denn diese müssen Sie ggf. auch im Kundenstamm abbilden.

Als Basis für eine (teil-)automatisierte Kalkulation kann Ihnen dann ein monatlicher Report aus SAP dienen. Enthält dieser hinreichend Zusatz-Informationen, wie den Kunden oder Materialklassen, sind konkrete Aussagen auch gegenüber Kunden und einem Produktmanagement möglich.

Sie finden mehr zum Thema Liefertreue im eigenständigen Beitrag.

Das gleiche gilt für die Kennzahl Verfügbarkeit, die Voraussetzung für eine gute Liefertermintreue ist.