Wie gut kennen Sie Ihre Ersatzteile wirklich?

Und aus wie vielen unterschiedlichen Quellen müssen Ihre Mitarbeiter Informationen ziehen, um Kunden-Anfragen zu beantworten?

Durch die meist sehr große und schnell wachsende Zahl an Artikeln ist in vielen Unternehmen eine Fülle an parallel genutzten Tools entstanden. Die alle ihr Eigenleben führen.
Eine Übersicht jedoch haben oft nur wenige altgediente Mitarbeiter. Und auch die müssen vor den ständig neu hinzukommenden Artikeln kapitulieren. Dagegen hilft nur Struktur, die ein Produktmanagement sicherstellt.

So fängt Produktmanagement im After Sales meist damit an, eine führende Datenbank zu definieren,

• in die alle einspeisen,
• aus der alle die benötigten Informationen ziehen.

Denn die Integration technischer Systeme über definierte Schnittstellen ermöglicht ein einfacheres Arbeiten. Damit ist die Qualität der Inhalte allerdings noch lange nicht sichergestellt. Festgelegte Prozesse einer frühzeitigen Kommunikation bei Geburt eines Teils müssen dafür sorgen, dass alle neuen Ersatzteile mit hohem Informationsgehalt erfasst werden können. Begleitet wird dieses Vorgehen von Standards, wie einzelne Feld-Inhalte konkret zu füllen sind.

Ja, dann sind da ja noch die Altdaten. Aber gesteuert durch klare Prioritäten können Sie einzelne Themenkreise aufarbeiten. Hier gilt das alte Sprichwort:

viele Hände - schnelles Ende

Dazu gehören auch die Tools, Daten einfach aus den Systemen ziehen zu können. Und zwar ohne den einen und einzigen Spezialisten. Außerdem brauchen Sie Programme (zum Beispiel Excel), damit Sie sie aufgearbeitet im Batch per Upload wieder in die zentrale Datenbank einspeisen können. Geradezu klassisch bietet sich dafür das ERP-System an:

• Zugriff an allen Standorten,
• ein-eindeutige Datenhaltung,
• Sicherstellung der Datenkonsistenz,
• Datensicherheit durch automatisierte Speicherung von Änderungen,

und, nicht zu vergessen,

• Aktualität durch Nutzung im operativen Geschäft.

Aber:

oft reicht die Zahl der zur Verfügung stehenden Felder nicht aus. Doch Append-Felder und Tabellen können dieses Defizit in der Regel einfach ausgleichen. Häufig reicht es jedoch schon aus, ohnehin vorhandene Felder zu aktivieren, die in den Datenbanken bereits vorhanden sind.

Selbst die Integration von Zeichnungen und Office-Dokumenten gelingt oft. Dazu müssen sich deren Ablage-Pfade als Text speichern lassen. Viele ERP-Systeme (z.B. SAP) bieten die Möglichkeit zur Ablage der Dateien allerdings ohnehin.

Was noch fehlt ist das Bindeglied: die schlanke Aufarbeitung von extrahierten Datensätzen, zum Beispiel mit Excel oder Access.
Wenn es dabei um das Ersatzteil-Pricing geht, lockt Umsatz. Aber oft genug fehlt vor dem Pricing die Daten-Aufbereitung. Das kostet dann Marge.

Jetzt geht es eigentlich nur noch darum, Mitarbeiter zu finden und zu schulen. Geschulte Mitarbeiter nehmen sich damit der

• Ergänzung,
• Aufarbeitung
• und Verknüpfung

vorhandener Quellen an. So können Sie den Aufwand für die Datenerfassung zumeist deutlich reduzieren. Das gilt insbesondere gegenüber einer manuellen Erfassung einzelner Datensätze unmittelbar im ERP.

Was erreichen Sie mit all' den beschriebenen Maßnahmen?

Klassisch verkauft das Ersatzteilwesen Ersatzteile zum Ersatz von defekten Teilen. In der einfachsten Form stände damit der Absatz fest. Mit den Methoden des Parts Marketing lässt sich jedoch mehr daraus machen.

So geht es darum, dass Sie

• durch gezieltes Produktmanagement Warengruppen verkaufsfähig machen
• Distributionskanäle verschlanken, um Kosten (für Kunden) zu reduzieren
• mit der Preisgestaltung Margen hochhalten, und wo erforderlich doch wettbewerbsfähig anbieten
• durch Nutzung moderner Medien Kundennutzen generieren