Durch ein professionelles Stammdatenmanagement wird nicht nur die Ersatzteillogistik beschleunigt. Auch der Gesamt-Prozess des After Sales Service kann so die vereinbarten Service-Level erzielen. Wenn das Fundament über Stammdaten gelegt ist.

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Stammdatenmanagement führt in der IT-Strategie vieler Unternehmen das Dasein einer grauen Maus. Zu Unrecht.

Ohne eine vernünftige Datenqualität scheitern zumindest in Logistik und Außenwirtschaft Digitalisierungsbemühungen schon im Ansatz.

Denn erst nach vollständiger Pflege der Daten können darauf basierend entsprechende Vorgänge und Meldungen ausgelöst werden – zum Beispiel die Erfassung eines Kundenauftrags, die Abgabe einer Zollanmeldung oder Daten für die Intrahandelsstatistik.

Am Anfang steht das Thema Bewusstsein. Klingt naheliegend – und ist es auch. Ohne das Verständnis, welche Rechtsfolgen oder wirtschaftlichen Nachteile sich aus einem unvollständigen Stammdatenmanagement ergeben, ist eine Implementierung entsprechender Prozesse nicht möglich.

Bezogen auf den Außenwirtschaftsbereich hat dieses Verständnis in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Als wesentliche Treiber sind sicherlich die Entwicklungen rund um die Themen Exportkontrolle und Digitalisierung zu sehen. Die Rechtsfolgen aus falsch bzw. nicht klassifizierten Ersatzteilen können erheblich sein. Daneben müssen durch die verstärkte elektronische Abwicklung von Zoll- bzw. Außenwirtschaftsprozessen (ATLAS, ELAN-K2) Daten durchgängig bzw. zentral verfügbar sein.

Eine zentrale Frage bei der Organisation ist dabei:

Sollen die Daten eher „zentral“, also durch die Zollabteilung, oder eher „dezentral“, zum Beispiel durch das Produktmanagement oder den Einkauf, eingepflegt werden?

Dabei sind zwei Zusammenhänge zu beachten: Je komplexer, desto dezentraler und je größer, desto hybrider.

Zeichnen sich die Produkte durch eine hohe technische Komplexität aus (insbesondere Ersatzteile), übernimmt das Produktmanagement zumeist die Tarifierung und Klassifizierung. Bei zugekauften Teilen hilft eine Rücksprache mit dem jeweiligen Lieferanten.

Die Zollabteilung hat in diesem Fall eher eine Gesamtverantwortung für die Prozesse und nimmt zusätzliche Maßnahmen zur Qualitätssicherung wahr. Die operative Verantwortung liegt jedoch an anderer Stelle. Größere Unternehmen gehen tendenziell dazu über, Stammdaten im Außenwirtschaftsbereich zentral zu pflegen.

Wussten Sie übrigens, dass es die Liste der gültigen Warennummern als Sova Leitdatei auch kostenlos beim Statistischen Bundesamt gibt?

Dr. Ulrich Lison ist als Mitglied der Geschäftsleitung bei AEB für die Produktstrategie rund um das Thema Außenwirtschaft zuständig. Er ist Treiber für innovative Produktideen und geht als Teil des AEB Corporate Start-ups auch mal ungewöhnliche Wege, um Zoll- und Compliance-Software auf ein neues Level zu bringen.

AEB stellt ein vollständiges Set von Business Services für die komplette Logistik auch bei grenzüberschreitenden Warenströmen zur Verfügung. So wird die Standardisierung und Automation Ihrer Geschäftsvorgänge in der Supply Chain Execution möglich.