Umzug der Ersatzteile bei Lager-Outsourcing: so klappt’s
Nichts ist schlimmer, als im terminkritischen Ersatzteilgeschäft nicht liefern zu können. Daher bietet sich ein Umzug des Ersatzteillagers geradezu als apokalyptisches Szenario an.
Allerdings ist praktisch jedes Lager-Outsourcing mit einem Umzug verbunden. Zur Sicherstellung des Business müssen Sie daher eine detaillierte Planung erstellen. Darauf aufbauend ist auch der operative Umzugsprozess mehr, als nur "Kisten schieben".
Denn eines ist klar:
egal, wie gut geplant, Störfälle und Überraschungen gibt es immer
Inhaltsverzeichnis
Projektmanagement: Je fundierter, desto reibungsärmer das Lager-Outsourcing
Im Umfeld eines Lager-Outsourcings geht es um weit mehr, als nur den physischen Transport der Teile. Die vertraglichen Rahmenbedingen müssen zu diesem Zeitpunkt klar sein. Und auch die Anbindung der EDV-Systeme muss stehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Kontraktlogistiker das Lagerveraltungssystem stellt, oder der Auftraggeber. Denn selbst in letzterem Fall muss die Verbindung klappen, die EDV-Hardware muss vorhanden und funktionsfähig sein. Zu guter Letzt müssen auch alle Mitarbeiter beim Logistik-Dienstleister als Outsourcing-Partner geschult sein.
Ebenfalls lange im Vorfeld sollten die relevanten Stammdaten soweit bereinigt sein, dass jeder Transfer reibungslos über die Bühne geht. Das gilt umso mehr, wenn die Ersatzteile dabei Grenzen überschreiten müssen.
Das alles sind nur Randbedingungen. Sie finden zum Kontext Outsourcing des Logistik Fulfillments eine Reihe weiterer Beiträge hier im Blog.
Doch zunächst der Schritt zurück. Warum eigentlich ein Lager-Outsourcing bei Ersatzteilen? Dass dies nicht ungewöhnlich ist, zeigt eine Befragung von Verantwortlichen im B2B Logistik-Bereich:
Dabei findet sich das Outsourcing der Ersatzteillogistik zwar deutlich hinter einem "normalen" Lager. Aber jeder sechste kann es sich doch gut vorstellen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass den hohen Anforderungen von Kundenseite nicht immer ausreichend Rechnung getragen wird. Hier bieten spezialisierte Kontraktlogistiker oft ein deutliches Mehr an know how und entsprechend ausgeprägte Prozesse.
Umzugs-Planung sichert reibungslosen Ablauf
Jeder, der einmal umgezogen ist, weiß, dass das kein billiges Unterfangen ist. Daher beginnt eine Planung bereits beim Budget. Sonst gibt es mittendrin womöglich ein unangenehmes Erwachen. Da die Lagerkennzahlen Ihres Ersatzteil-Geschäft Ihnen bereits vorliegen, können Sie auch jetzt einfach darauf zurückgreifen.
Transportkosten für Lager-Outsourcing abschätzen
Wie bei jedem anderen Umzug geht es zunächst einmal um die Abschätzung des Transport-Volumens. Da Ersatzteil nicht gleich Ersatzteil ist, ist eine Segmentierung hilfreich. Die Volumen-Abschätzung ist dabei auch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Als besonders nützlich erweisen sich daher sehr große Sendungen, die Ihr Unternehmen zuletzt verschickt hat. So kann eine Kennzahl, wie Sendungswert je Komplettladung, mindestens eine unterstützende Funktion bieten. Hinzu kommen Eckdaten, wie die Anzahl Ersatzteile je Segment pro Komplettladung:
Die Kosten je LKW sollte Ihr Kontraktlogistiker beisteuern können. Was nicht heisst, dass Sie das Transportvolumen nicht auch selbst ausschreiben sollten.
Auf dieser Basis gelingen Ihnen erste Schätzungen für die Kosten des Transports. Darüber hinaus ermöglichen diese Kennzahlen den Einstieg in die Tagesplanung vor Umzug.
Personalkosten wegen Mehraufwand abschätzen
Doch beim Lager-Umzug kostet nicht nur der Transport. Da in der Regel das operative Geschäft weiterläuft, benötigen Sie externes Personal. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie vorab verpacken müssen. Sonst dauert die Umzug-Phase einfach zu lange. Das allerdings sollten Sie vermeiden. Denn in dieser Zeit können Sie Ihre Kunden allenfalls mäßig gut bedienen. Das wollen Sie ebenso wenig, wie einige Tage überhaupt nicht lieferfähig zu sein.
Aus laufendem Geschäft und Lager-Umzug mit dessen Vorbereitung ergibt sich ein Last-Gebirge.
Kapazitätsplanung bei Lagerumzug
Daran müssen Sie Ihre Personal-Kapazität anpassen. Es ist besser, Sie bauen jetzt bereits Reserven ein. Denn ein erhöhter Krankenstand und auch eine geringere Leistung lassen sich selten vermeiden.
Indem Sie eine außerordentliche Prämie ausloben, die sich an Leistungsdaten während des Umzugs orientieren, steuern Sie dem entgegen.
Verpackung und zusätzlich erforderliche Ausrüstung ergänzen Umzugs-Budget
Daher gilt es, den Verpackungsaufwand abzuschätzen. Und zwar sowohl für eine Vorab-Verpackung, wie auch für die Transportverpackung in der heissen Phase.
Zusätzlich brauchen Sie zumindest zeitweise Ausrüstung. Auch an Verpackungsmaterial fällt mehr an, als sonst üblich. Auch etwaige Bereitschaftsdienste (siehe Risiko) wollen bezahlt werden.
In dieser Phase des Lager-Outsourcings sollten Sie derartige Kosten deutlich besser schätzen können, als noch bei Erstellung Ihres Business Cases. Daraus ergeben sich die Kosten am eigenen Standort. Wenn Sie zum Jahresende umziehen, was sich oft anbietet, müssen Sie möglichweise noch eine Aufteilung nach Budget-Jahr vornehmen. Das schaffen Sie nur, wenn Ihre Umzugsplanung recht detailliert ausfällt.
Diese Kosten im eigenen Haus sind jedoch nicht alles. Denn auch Ihr Kontraktlogistiker wird die Wareneingänge für alle Positionen in Rechnung stellen. Und, wenn sich Ihr Lager-Outsourcing in die Länge zieht, steigen Ihre Transportkosten. Denn mindestens einen Teil der Aufträge verschicken Sie in mehr Sendungen an Ihre Kunden als bisher.
Projektplan und Termine: Abläufe vor Lager-Umzug festlegen
Wie bereits erwähnt, tun Sie gut daran, zügig umzuziehen. Dazu bedarf es einer detaillierten Terminplanung. In diese fließen Ihre Kapazitätsbedarfe ebenso ein, wie Ihre Personal-Ressourcen. Hinzu kommen logistische Überlegungen, wie
- das Angebot an Transportkapazitäten und die Transportdauer,
- die Abfolge beim Verpacken und beim Umzug,
- die Verarbeitungsgeschwindigkeit beim Logistik-Dienstleister,
- ggf. Pendel-Verpackungen,
- Feiertage und Fahrverbote.
Zumindest eine Zeitlang finden alle Aktivitäten parallel zum Tagesgeschäft statt. Je besser Sie Ihre Planung und die Abstimmung mit Ihrem "neuen" Ersatzteillager durchführen, desto geringer wird Ihr Risiko.
Damit sind wir beim nächsten Stichwort: Risiken
Risiken beim Lager-Umzug durch vorlaufende Planung beherrschen
Wie bei jedem größeren Projekt werden Dinge schiefgehen. Darauf sollten Sie vorbereitet sein. Denn nur so können Sie bereits in der Planungsphase Verantwortlichkeiten definieren. Das entlastet die Projektleitung in einer ohnehin hektischen Zeit. Außerdem gestalten sich die Auswirkungen von Katastrophen deutlich angenehmer, wenn Sie im Vorfeld Schutz-Maßnahmen geplant haben.
Eine solche Risiko-Vorsorge muss kein Hexenwerk sein. Listen Sie einfach alle denkbaren Risiken auf. Wenn Sie ohnehin eine regelmäßig tagende Projektgruppe etabliert haben, gehört das Thema auf die Tagesordnung. Und zwar so lange, bis
- die Risiken komplett benannt sind,
- Verantwortliche zugestimmt haben,
- eine gemeinsam getragene Abschätzung von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung jedes Punkts schriftlich feststeht,
- ein Zeitplan für die Maßnahmen vereinbart wurde.
Feinabstimmung während des Umzugs beim Lager-Outsourcing
Gute Planung ist der halbe Umzug. Mit der ersten Beladung schlägt die Stunde der Wahrheit. Jetzt trägt es Früchte, dass Sie auch für diese Zeit auf eine Tages-Planung zugreifen können
- wie viele Positionen werden jeden Tag von welcher Kategorie versandt?
- wer ist zuständig für deren Auswahl, und bis wann?
- wer ist Kümmerer und erste Anlaufstation für alles, wo es knirscht?
- um welche Uhrzeit findet ein Jour Fixe mit allen Beteiligten statt?
Außerdem sprechen Sie mit dem Dienstleister eine Sprache, wenn es um gemeinsame Kennzahlen geht. Für den Auftraggeber des Lager-Outsourcing für die Ersatzteile geht es vor allem um die Wiederherstellung der Lieferbereitschaft. Ein Abgleich zwischen versandten Teilen und wieder verfügbaren Teilen im outgesourcten Ersatzteillager hilft beim Jour Fixe. Ab diesem Zeitpunkt muss der Logistik-Dienstleister für Sie wie eine Black Box funktionieren.
Das betrifft einerseits die volle Funktion aller Systeme beim Dienstleister. Andererseits sollen möglichst wenige Ersatzteile durch den Umzug in Lieferrückstand geraten. Daher wird nicht nur die vorbereitete Abfolge der Artikel durchgezogen, sondern Sie transferieren auch alle Ersatzteile aus neuen Kundenaufträge.
Bis zu dem Punkt, an dem Ihr bisheriges Lager leer ist. Oder zumindest die umzuziehenden Ersatzteile raus sind. Dann ist Ihr Umzug als Teil Ihres Lager-Outsourcings geschafft. Jetzt geht es um die Verbesserung des operativen Zusammenspiels. Denn fertig sollte Ihr Prozess in Kooperation auch mit einem Logistik-Dienstleister nie sein.
Einen Einstieg zum Outsourcing eines Ersatzteillagers finden Sie auch in der Verkehrsrundschau. Hier können Sie sogar einen spezialisierten Newsletter abonnieren.
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Die Komplexität eines Logistik-Outsourcings verlangt nicht nur nach detaillierter Vorbereitung. Auch die operative Umsetzung muss gelingen. Hier hilft vor allem langjährige Erfahrung von Andreas Noll, dem Berater für Ersatzteillogistik.
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Andreas.Noll@no-stop.de