Stichprobeninventur statt Blindleistung im Ersatzteillager

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Ein Ersatzteillager hat zumeist eine heterogene Struktur: bevorratet werden also ein paar teure und viele günstige Teile. Diese Verteilung nennt sich Lagerphänomen , bei dem 20 Prozent der Lagerpositionen 80 Prozent des Lagerwerts ausmachen. Entsprechend hat es sich bewährt, im Rahmen der Stichprobeninventur 50 % des Lagerwerts über die Vollaufnahme abzudecken. Je ausgeprägter das Lagerphänomen vorliegt, desto weniger Lagerpositionen sind zur Erreichung des halben Lagerwerts zu zählen. Wenige, teure Lagerpositionen reichen oft schon aus. Dadurch reduziert sich die Gesamtzahl der zu zählenden Positionen weiter.

Darüber hinaus enthalten Ersatzteilläger in der Regel keine strategisch wertvollen Teile für ein Unternehmen. Die Grundlage für eine Vollaufnahme aus strategischen Gründen ist also nicht gegeben.

Außerdem ist es ein „geschlossenes“ System. Publikumsverkehr und bestandsverfälschender Diebstahl finden nicht statt. Das spricht für eine gute Qualität der Daten im bestandsführenden System (ERP/WWS/LVS). Hochgerechnete Abweichungen im Rahmen der Stichprobeninventur werden daher mit großer Wahrscheinlichkeit innerhalb der erlaubten Toleranzen liegen.

Die Stichprobeninventur ist eines der in HGB §241 geregelten Verfahren zur Vereinfachung. Bei diesen Vereinfachungsverfahren geht es primär um den Zeitpunkt bzw. den Zeitraum für die körperliche Bestandsaufnahme. Das allein ändert aber nichts daran, dass alle Positionen im Lager zu erfassen sind. Hier bildet lediglich das Vereinfachungsverfahren der Stichprobeninventur eine Ausnahme, mit der eine drastische Reduzierung der zu zählenden Lagerpositionen möglich ist. Sie stellt damit das einzige „wirkliche“ Vereinfachungsverfahren dar.

Stichprobeninventur bezeichnet ein Verfahren, mit dem nicht mehr alle Positionen im Lager gezählt werden müssen. Tatsächlich geht es nur noch um einen Bruchteil – Stichproben. Den Rest machen die Mathematik und Statistik. Die Hochrechnungen erweisen sich dabei im Vergleich zur Voll-Inventur häufig sogar als präziser. Die Stichprobeninventur lässt sich außerdem mit weiteren Vereinfachungsverfahren kombinieren. Ein Video bei Youtube erklärt das Prinzip sehr einfach und anschaulich.

Die Stichproben-Inventur verringert den Zählaufwand um 90 Prozent und mehr. Das können im Idealfall sogar 99 Prozent werden. Die Inventurkosten sinken dabei im Durchschnitt um 95 Prozent. Auslieferungsstopps oder längere Ausfallzeiten der Kunden-Anlagen werden auf wenige Stunden reduziert oder ganz vermieden. Denn die Inventur lässt sich parallel zum Tagesgeschäft durchführen. Das minimiert Ihren Aufwand für die Personalplanung. Überstunden sowie der Einsatz von Aushilfspersonal sind entsprechend unnötig. Aufgrund dieser Einsparpotenziale ist die Investition in eine Stichprobeninventurlösung oft bereits mit der ersten Inventur amortisiert.

Neben Rationalisierungsargumenten spricht aber auch die Verbesserung der Aussagekraft für die Stichprobenmethode:

HGB §241 bildet die Grundlage der Stichprobeninventur. Demnach sind drei Anforderungen zu erfüllen:

Das Verfahren basiert auf mathematisch-statistischen Methoden
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung werden eingehalten
Der Aussagewert entspricht dem einer Vollinventur

Ergänzt werden diese Anforderungen um Vorgaben und Empfehlungen der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) und des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW). Diese präzisieren vor allem die mathematisch-statistischen Methoden.

Eine durch Wirtschaftsprüfer erfolgte Zertifizierung der entsprechenden Softwarelösung, beispielsweise nach IDW PS880, stellt die Einhaltung der genannten Regelungen sicher. Zudem bildet sie die Basis für die Anerkennung zur Nutzung bei den Wirtschaftsprüfern und Finanzbehörden der Kunden. Eine Zertifizierung ist somit unabdingbar.

Das Verfahren basiert auf mathematisch-statistischen Methoden
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung werden eingehalten
Der Aussagewert entspricht dem einer Vollinventur

Ergänzt werden diese Anforderungen um Vorgaben und Empfehlungen der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) und des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW). Diese präzisieren vor allem die mathematisch-statistischen Methoden.

Eine durch Wirtschaftsprüfer erfolgte Zertifizierung der entsprechenden Softwarelösung, beispielsweise nach IDW PS880, stellt die Einhaltung der genannten Regelungen sicher. Zudem bildet sie die Basis für die Anerkennung zur Nutzung bei den Wirtschaftsprüfern und Finanzbehörden der Kunden. Eine Zertifizierung ist somit unabdingbar.

1. Die Differenzenschätzung als Hochrechnungsverfahren

Die Differenzenschätzung stellt das Standardverfahren der Stichproben-Inventur dar. Sie ist bereits bei einer durchschnittlichen Bestandsqualität anwendbar. Bewährt hat sich, 50 Prozent des Lagerwerts über die Vollaufnahme abzudecken.

Das vorhandene Lagerphänomen führt zu einer Vollaufnahme einiger weniger Positionen aufgrund ihrer Wertigkeit. Den Rest teilt das System automatisch in sogenannte Schichten ein. Aus diesen werden Stichproben nach dem Zufallsprinzip gezogen. Mit der Differenzenschätzung werden im Anschluss

der Wert der saldierten Inventurdifferenzen ermittelt
und auf die Lagergesamtheit hochgerechnet.

Eine abschließende Prüfung bezüglich der Einhaltung der Toleranzen bestätigt die Ordnungsmäßigkeit der Bestandsführung. Zulässig sind hochgerechnete buchmäßige Abweichung von max. +/- 2 Prozent und ein statistischer Fehler von max. 1 Prozent. Damit endet die Inventur bereits erfolgreich.

2. Der Sequenzialtest

Der Sequenzialtest stellt im Vergleich zur Differenzenschätzung noch einmal eine deutliche Vereinfachung dar. Er bedarf im Gegenzug einer deutlich höheren Bestandsqualität. Diese ist allerdings zumeist nur in automatisch geführten Lägern gegeben. Bei diesem Verfahren wird nicht der Wert der Lagergesamtheit bzw. der Differenzen geschätzt. Statt dessen wird die Genauigkeit der Lagerbestandsführung getestet.

Dies erfolgt unabhängig von der Größe des Lagers:
in der Regel anhand von 70 Stichproben.

Ist innerhalb der Stichproben eine ausreichende Anzahl der Positionen nicht differenzbehaftet, ist die Genauigkeit der Lagerbestandsführung bestätigt. Damit ist die Inventur erfolgreich abgeschlossen.

Mit der Inventur per Stichprobe wird die Höhe des gebuchten Bestands bestätigt. Das heisst jedoch nicht, dass die Qualität der Bestandsführung keine Rolle mehr spielt. Gerade bei einer Stichprobe können einige wenige Fehler schon den Bestand infrage stellen.
Daher empfiehlt es sich, im laufenden Betrieb die vorhandenen Bestände zu prüfen. Eine moderne Lagerverwaltung sollte daher
- Inventuren bei Nulldurchgang (=Behälter ist leer)
- Inventuren bei kleinen Restmengen (oft bis 5)
unterstützen.
Außerdem gilt bei allem Vertrauen in Lieferanten:
wird im Wareneingang tatsächlich der Inhalt jedes angelieferten Behälters auch gezählt, reduzieren sich die Bestandsfehler.
Und speziell bei Einsatz der Stichprobeninventur gilt:
Verzichten Sie auf Zulagerung bei besonders werthaltigen Bestandspositionen. Denn durch regelmäßig geleerte Behälter oder Stellplätze fallen Bestandsfehler vor der Inventur auf.

Mit diesen Maßnahmen machen Sie einen Riesenschritt, um Ihre Lagerkosten zu senken.

Die Anbindung bzw. das Zusammenspiel einer Inventur-Software sollte mit jedem beliebigen WWS, ERP, oder LVS erfolgen können. Hierzu werden üblicherweise Standard- und offene Schnittstellen zur Verfügung gestellt.

Bestehende Inventurprozesse im bestandsführenden System bleiben wie gewohnt erhalten. Auch die Erfassung der Inventurdaten bzw. Zählergebnisse im bestandsführenden System des Ersatzteillagers bleiben unverändert. Es sind lediglich sehr viel weniger zu zählende Lagerpositionen erforderlich.
Die Verfahren der Stichprobeninventur lassen sich sowohl bei einer Stichtags-, verlegten und permanenten Inventur als auch bei einer lagerplatz- und materialnummernbezogenen Inventur anwenden.

Aus unserer Erfahrung heraus empfehlen wir Unternehmen im Zuge der Auswahl und Einführung einer Stichprobeninventurlösung folgende Punkte zu berücksichtigen:

Der Anbieter weist eine langjährige Erfahrung im Bereich der Stichprobeninventur auf
Der Anbieter ist solide situiert. Dies gewährleistet eine langfristige und zukunftsorientierte Zusammenarbeit (nicht durch Fremdinvestoren finanziert, Lösung stellt kein Zukauf dar, etc.). Dies sichert Ihre Investition und mindert Ihr Risiko
Die Stichprobeninventurlösung ist von Wirtschaftsprüfern nach IDW PS880 zertifiziert
Die Lösung ist auf einem aktuellen Stand der Technik. Das heißt 2023, sie ist webbasiert, und auch als Cloudlösung verfügbar
Der Anbieter bietet flexible Services an von einer 24/7-Bereitschaft an. Das reicht von der Begleitung von Gesprächen mit Wirtschaftsprüfern bis zum Full-Service. Dabei übernimmt der Anbieter die gesamte Durchführung auf der Seite der Stichprobeninventurlösung

Die Stichprobeninventur ist grundsätzlich bei Wirtschaftsprüfern und Finanzbehörden anerkannt. Trotzdem empfehlen wir im Vorfeld eines erstmaligen Einsatzes das Gespräch mit dem jeweiligen Wirtschaftsprüfer. Nicht jeder Wirtschaftsprüfer ist vertraut mit dem Verfahren. Seriöse Anbieter stellen hier entsprechende Materialien zur Verfügung. Außerdem begleiten solche Gespräche bei Bedarf.
Um sicherzustellen, dass Ihr Lager wirklich für das Verfahren der Stichprobeninventur geeignet ist, empfehlen wir eine Simulation. Diese basiert auf den Daten einer vergangenen, typischerweise der letzten Vollinventur. Damit wird die Stichprobeninventur vollständig simuliert. So erhält das Unternehmen eine valide Aussage hinsichtlich der Eignung der Bestandsqualität. Außerdem geht es auch um das konkrete Einsparpotenzials. Seriöse Anbieter bieten eine entsprechende Simulation kostenfrei im Vorfeld an.

INFORM ist im Bereich der Stichprobeninventur seit über 35 Jahren Pionier, Experte und führend am Markt. Über 700 Kunden weltweit mit über 20 Mio. Lagerpositionen senkt mit der Lösung INVENT XPERT deren Inventuraufwand erheblich. Dabei stellen Ersatzteilläger einen erheblichen Anteil dar.

INFORM entwickelt Software zur Optimierung von Geschäftsprozessen mittels Digital Decision Making auf Basis von Künstlicher Intelligenz und Operations Research. Sie ergänzt die klassischen IT-Systeme und steigert die Wirtschaftlichkeit und Resilienz vieler Unternehmen. Von Containerterminals, Verkehrsflughäfen, Finanzdienstleistern, Industriebetrieben, Großhändlern bis zu Lager- und Umschlagzentren sowie Transportunternehmen - heute betreuen über 850 Softwareingenieure, Datenanalysten und Berater mehr als 1.000 Kunden weltweit.

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