Stammdatenpflege bei Ersatzteilen

Stammdatenpflege

Die Daten Ihrer Ersatzteile bestimmen Prozesse. Gut gepflegt ermöglichen sie mehr Umsatz. Unterstützung beim Aufbau der Stammdatenpflege durch ConsultingStammdatenpflege bei Ersatzteilen

5 Tipps für die Stammdatenpflege bei Ersatzteilen

18. Dezember 2016
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Trotz Ersatzteil-Flut elegante Stammdatenpflege

Wie umsetzen?

Stammdatenpflege für Ersatzteile ist undankbar. Die Serienproduktion fertigt immer nur den aktuelle Stand eines Produkts. Die Montage setzt sich aus möglichst wenigen Baugruppen zusammen. Demgegenüber muss das Ersatzteilwesen die Historie im Griff haben. Zusätzlich werden Baugruppen aufgelöst in einzelne Teile. Damit fallen für Verkauf, Lagerung und Beschaffung viel mehr Artikelstämme an. Und diese Ersatzteil-Stammdaten gilt es zu pflegen. Selbst dann, wenn sie gerade nicht gebraucht werden. Eine typische Klassifizierung auf der Ebene zentraler After Sales Organisationen zeigt, dass 40% aller in 12 Monaten verkauften Artikel nur ein einziges Mal laufen. Damit stellt die Stammdatenpflege eine Herausforderung für das Ersatzteil-Managements dar.

1. Daten-Qualität heben

Die meisten Unternehmen des Maschinenbaus blicken auf eine lange Tradition zurück. Aber selbst junge Unternehmen in neuen und virulenten Märkten verfügen schnell über einen ansehlichen Fundus an Teilen für den After Market. Damit lassen sich Gruppen ähnlicher Teile oft erst im Nachhinein erkennen. Einmal definiert bilden diese dann das Rückgrat von Warengruppen. So zusammengefasst gelingt auch eine Normierung von Bezeichnungen. Damit wird zugleich die Basis für eine in sich stimmige Preise gelegt. Bei Varianten-Teilen kann man Verkaufspreise aus ähnlichen Varianten ableiten. Dafür müssen nicht schon bei der Produkt-Entstehung alle Details bekannt sein. Analoges gilt für Zoll-Daten, wie Herkunft, Warentarif, Dual Use. Auch sie sind häufig identisch für Teile der selben Warengruppe.

Ein schlanker IT-Prozess weist im Wareneingang auf fehlende Gewichte hin. Fotos der Ersatzteile, ebenfalls im Wareneingang geschossen, ergänzen die Dokumentation. So wächst die Qualität kontinuierlich.

Wie lässt sich die Qualität, und natürlich deren Steigerung, messen?
Nur, wenn es einfachst gelingt, Stammdaten in Form von Listen auszuwerten. Die Anteile der gepflegten After Sales Artikel an allen in verschiedenen Bereichen (Beschaffung, Bepreisung, Lagerlogistik, Export) sind wichtige Kennzahlen. Werden diese kpi zusätzlich auf der Basis der Gängigkeit abgebildet, lebt der Pareto-Gedanke. Hierbei ermittelt ein automatisierter Prozess die Gängigkeit und hinterlegt sie im System.

2. Daten-Quantität ausbauen

Natürlich macht Pareto Sinn. Die perfekte Stammdatenpflege für Ersatzteile, die nie verkauft werden, war im Nachhinein vergebliche Liebesmüh'. Doch was wird im After Sales verkauft, was nicht?

Gundsätzlich sollte gelten, dass das, was der Kunde im Ersatzteilbuch sieht, auch in der Supply Chain abgebildet ist. Indem das Ersatzteilbuch aus dem ERP generiert wird, lässt sich eine hohe Zahl an Ersatzteilen sicherstellen. Zusätzlich gelingt so eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Ersatzteilbüchern auf Basis der Stammdaten des ERP.

Jetzt erst kommt der Pareto-Ansatz zum Tragen. In vielen Fällen lohnt eine Bepreisung aller Artikel von Stunde 1 an nicht. Erst Recht sind damit nicht alle Artikel im Lager. Was, wie oben gezeigt, gepflegt, aber nicht gebraucht wird, kostet nur unnötig. Immerhin ist damit eine gute Basis geschaffen, um im Falle des Falles auch das exotische Teil zügig durchpflegen zu können.

3. Daten-Konsistenz sicherstellen

Man sagt, viele Köche verderben den Brei. Ganz ähnlich ist es mit der Stammdatenpflege. Nur geht es hier weniger um die beteiligten Akteure. Vielmehr spielt hier die Zahl der IT-Systeme zur Datenhaltung die Hauptrolle. Je größer die Zahl der Quellen für Stammdaten ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass eigentlich identische Inhalte voneinander abweichen.

Stammdatenpflege Ersatzteile zentral im ERP, Management-Beratung

Stammdatenpflege Ersatzteile im zentralen ERP schafft Konsistenz

Abhilfe schafft hier eine klare Hierarchie der Datenpflege durch Schnittstellen zwischen den Systemen:

  1. Quelle der meisten Teile ist in den meisten Fällen die Entwicklung, häufig mit einem PDM-System
  2. der After Sales steuert Informationen zu Service-Teilen, Zubehören, Verbrauchs-Artikeln, Werkzeugen usw. bei
  3. das Warenwirtschaftssystem verwaltet die Masse aller Parameter
  4. Lagerverwaltungs-Systeme greifen auf Maße und Gewichte zu, die zwar die Entwicklung erzeugt, die allerdings erst in der physischen Logistik zur Anwendung kommen
  5. das elektronische Ersatzteilbuch kombiniert Zeichnungen und Stücklisten aus dem ERP-System
  6. Kataloge fußen ebenfalls auf den Daten des ERP-Systems. Langtexte und Fotos finden ihren Platz in den meisten ERP-Systemen.

4. Daten automatisiert pflegen

Die Nutzung von Schnittellen ist der erste Schritt für eine automatisierte Stammdatenpflege. Dies sichert die Konsistenz zwischen Systemen. Darüber hinaus steigt ganz einfach die Zahl derer, die Daten pflegen. Damit kennen wir den wohl wichtigste Hebel im Master-Data-Management:
"Viele Hände - schnelles Ende"

Fast ebenso wichtig ist die Automatisierung betriebswirtschaftlicher Informationen. Bereits erwähnt wurde die Gängigkeit (häufig auch als XYZ bekannt). Auch ohne manuelles Zutun lässt sie sich berechnen und im ERP buchen. Auch die Segmentierung nach Wert hilft für etliche Anwendungen, zum Beispiel die Bestandsplanung.
Ähnlich sieht es aus, wenn in der Logistik z.B. maximale Behälter-Füllmengen ermittelt werden. Hierzu lassen sich aktuelle Ist-Mengen nutzen: Übersteigt eine aktuelle Menge den bisherigen Maximal-Wert, so wird einfach die aktuelle Menge als neuer Maximal-Wert gebucht.

5. Neuteile kontinuierlich umfassend pflegen

Es ist eines, einen großen Datenbestand im Nachhinein aufzuräumen. Strukturen werden durch Filterung und Sortierung, durch Nutzung bereits gepflegter Parameter sichtbar. Und sie sind damit zu pflegen. Aber auch die täglich anfallenden Materialien wollen sauber eingereiht sein. Für den täglichen Bedarf helfen Vorlagen, zum Beispiel Muster-Artikel. Zusätzlich lässt sich die Arbeit vereinfachen, wenn Programme zum Kopieren verwendet werden. Darüber hinaus helfen Tabellen, aus definierten Bausteinen nur die zulässigen zu wählen.
Alle genannten Arbeitsschritte werden sinnvollerweise in Arbeits- und Verfahrensanweisungen festgehalten.


"Nutze Deine Zeit, sie kommt nie wieder"
Ivan Blatter

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Diplom-Ingenieur
Andreas E. Noll

Am Hange 12
61476 Kronberg


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