Durchlaufzeit durch ein Ersatzteillager minimieren

Durchlaufzeit

Durchlaufzeit durch das Ersatzteillager bestimmt die Verfügbarkeit beim Kunden. Je kürzer, desto zufriedener die Kunden. Consultant hebt Ihre Potenziale
Durchlaufzeit durch ein Ersatzteillager minimieren

Durchlaufzeit im Ersatzteillager minimieren

18. Juli 2017
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Wie minimieren Sie die Durchlaufzeit durch Ihr Ersatzteillager?

Kundenzufriedenheit im Fokus

Glaubt man einer Studie von Barkawi, so ist die Verfügbarkeit das Kriterium schlechthin, warum Ersatzteil-Kunden beim OEM kaufen. Letztlich interessiert sich Ihr Kunde allerdings nicht für die Ersatzteil-Verfügbarkeit in Ihrem Lager. Stattdessen geht es um die Verfügbarkeit bei seiner (defekten) Maschine. Damit rückt die Durchlaufzeit seines Ersatzteil-Auftrags in den Fokus. Nehmen wir an, Sie setzen einen Webshop ein. Nehmen wir weiter an, die Teile sind frei verfügbar am Lager. Dann wird die Durchlaufzeit durch die Komponenten

  • Erzeugung einer Lieferung,
  • Abwicklung im Ersatzteillager
  • die Export-Abwicklung (nur bei Lieferung außerhalb der EU),
  • Wartezeit auf Abholung,
  • Distribution

bestimmt. Wenn die Abholung von Ihrem Ersatzteillager täglich zur gleichen Zeit stattfindet, dann bleiben als Manövriermasse nur noch die beiden ersten Punkte.

Die Cut-Off-Zeit

Bis wann darf Ihr Kunde für eine Auslieferung am selben Tag bestellen? Mit dieser Uhrzeit definieren Sie gegenüber Ihrem Kunden Ihr Service-Versprechen. Auf diese Zeit will sich Ihr Kunde verlassen können. Bei Nutzung schneller Partner in der Distribution sollte die Reparatur am Folgetag möglich sein. Deshalb haben Sie mit der Cut-Off-Zeit ein gewichtiges Werbeargument an der Hand. Genau darum ist die Minimierung der Durchlaufzeit für Express-Aufträge Ihre wesentliche Stellgröße. Je später die Cut-Off-Zeit, zu der ein Kunde noch sicher seine Ersatzteile bezieht, desto näher liegt die Techniker-Diagnose an der Schadens-Behebung. Und desto kürzer ist eine etwaige Stillstandszeit.

Kulanz bindet Kunden, steigert die Zufriedenheit

Eine interne Kulanz-Regel für Kunden, die nach Cut-Off bestellen, ist übrigens ein hervorragendes Instrument der Kundenbindung. Wenn Sie wissen, bis zu welchem äußersten Punkt Ihre Durchlaufzeit im Ausnahmefall eine Auslieferung erlaubt, können Sie durch manuellen Anstoß Gutes für Ihren Kunden tun. Wohlgemerkt: im Ausnahmefall!
Selbstverständlich spielt hier auch die Durchlaufzeit in der Techniker-Organisation eine wichtige Rolle. Doch diese Zeitspanne liegt möglicherweise nicht in Ihrem Zugriff.

Express-Lieferungen sofort erzeugen

Ist der Kundenauftrag einmal im ERP-System darf mit der Erzeugung der Lieferung (SAP) nicht gewartet werden. Eine Erzeugung im Batch würde eine völlig unnötige Verlängerung Ihrer Durchlaufzeit nach sich ziehen. Dies gilt nur für Express-Aufträge. Da ein Service-Versprechen für Lager-Auffüll-Aufträge durchaus eine Durchlaufzeit von Tagen umfassen darf, reicht in diesen Fällen eine deutlich seltenere Frequenz der Lieferungs-Erzeugung. Auf diese Weise können durch konsolidierte Sendungen Distributionskosten gesenkt werden. Gleichzeitig erhält das Ersatzteillager Luft, um Last-Schwankungen auszugleichen.

Mitarbeiter mitnehmen

Ihre Mitarbeiter müssen "Der Express geht heute 'raus" leben. Wenn dieser Geist nicht in jedem Ihrer Lager-Mitarbeiter steckt, helfen Ihnen die besten Organisationsformen und IT-Tools herzlich wenig. Geradezu selbstverständlich gehört hierzu auch Vorleben. Bei außergewöhnlich großem Auftragseingang packen auch die Vorgesetzten mit an.

Um kurz vor dem Abholer noch einmal "richtig Gas zu geben" müssen Ihre Mitarbeiter informiert sein. Das muss nicht unbedingt eine online-Anzeige wie im Foto sein. In kleineren Lägern klappt das durchaus auch auf Zuruf.

Aufträge priorisieren

Keine Vorratsaufträge in der Express-Zeit

Nicht alle Aufträge sind eilig. Wenn Sie die eiligen Express-Aufträge auch in ERP und Lagerverwaltung von Vorratsaufträgen trennen, können Sie alle Aktivitäten auch entsprechend steuern. Mit dem Eintreffen von Express-Aufträgen werden die nicht so eiligen Kommissionier-Aufträge nicht mehr eingelastet. Bei sehr großen-Lager-Auffüll-Aufträgen kann die restliche Abarbeitung sich noch eine Weile hinziehen. Hier ist viel Erfahrung in der Auftragsfreigabe gefragt.

Frühe Abholzeiten bestimmen die Reihenfolge

Unterschiedliche Destinationen lassen sich oft nur durch spezialisierte KEP-Dienstleister erreichen. Damit gibt es nicht mehr die eine Abholzeit. Und natürlich gibt es damit nicht mehr die eine Cut-Off-Zeit. Hierdurch ergibt sich der Zwang, Aufträge mit früher Abholzeit zuerst zu bearbeiten. In einem optimierten Lagerverwaltungssystem übernimmt dieses eine Auftrags-Priorisierung. In einem manuell gesteuerten Lager leistet der Leitstand diese Arbeit.

Umpriorisieren nach Abholung

Umgekehrt macht es keinen Sinn, nachdem der frühe Abholer bereits das Haus verlassen hat, weitere Aufträge für den zugeordneten Kunden zu picken. Eine Umpriorisierung sorgt dafür, dass solche Aufträge liegen bleiben.

Reduzierte Zusammenfassung von Kommissionieraufträgen

Durch die Bündelung mehrerer Aufträge lässt sich die Effizienz der Kommissionierung steigern. Gleichzeitig steigt für dieses Auftrags-Los die Durchlaufzeit. Bei der Kommissionierung Mann-zur-Ware kann die Ansammlung mehrerer Aufträge eine massive Zeitersparnis bedeuten. Davon betroffen sind insbesondere entfernt gelegene Lager-Bereiche, und solche mit erheblichen Wegezeit-Anteilen. Häufig sind diese Picks zusätzlich von einer 2-stufigen Kommissionierung begleitet. Dadurch verlängert sich die Durchlaufzeit deutlich. Ist dies zu Beginn der Express-Kommissionierzeit noch vertretbar, so tritt mit näher rückender Abholzeit die Effizienz gegenüber der Effektivität in den Hintergrund. Schließlich steigt die Gefahr, dass alle so gebündelten Aufträge nicht zur Auslieferung kommen.

Das Bild zeigt den durchaus typischen Auftragseingang in ein Ersatzteillager nach Uhrzeit. Durch den "Auftrags-Berg" vor Cut-Off darf die Durchlaufzeit allerdings nicht 90 Minuten betragen. Die letzten eintreffenden Aufträge dürfen kaum mehr als 20 Minuten dauern.

Groß- und Kleinteile separat packen

Ab Lägern mittlerer Größe mit einer ausgeprägten Arbeitsteilung kann es durchaus Sinn machen, Groß- und Kleinteile mit separaten Colli zu versenden. Damit steigen zwar die Kosten für die Distribution. Gleichzeitig sinkt jedoch der Koordinierungsaufwand merklich. Und damit die Durchlaufzeit. Je nachdem, wie unterschiedlich die Dimensionen der Ersatzteile sind, ist oft ein gemeinsames Colli ohnehin kaum zu bilden.

Pick und Pack

Arbeitsteilung bringt meist Effizienzgewinne mit sich. Allerdings macht es Sinn, ein Teil, einmal in der Hand, auch gleich zu verpacken. Ob das nur für Lieferungen mit einer einzigen Position gelten soll, zeigt eine Analyse Ihrer Lieferungen. Ob in einem Lager-Bereich, oder an einer Ware-zum-Mann Station: nur der Abgleich von Ressourcen-Angebot und -Nachfrage zeigt die Reserven. Hinzu kommen häufig Investitionen in die erforderliche Ausrüstung.

zu guter Letzt: Der schnelle Wareneingang

Eigentlich ist es absurd, den Wareneingang an die letzte Stelle zu bringen. Und doch will ich hier auch die Rolle einer zügigen Wareneingangs-Bearbeitung erwähnen.
Ersatzteile, die vor der Vereinnahmung warten müssen, stellen keinen Beitrag zur Kundenzufriedenheit dar. Darum ist Durchlaufzeit auch hier wichtig. Dabei gibt es zwei wesentliche Komponenten

Vorteilhafterweise weiß Ihr Mitarbeiter im Wareneingang, welche Fehlteile Sie erwarten. Sie haben ihm oder ihr die Anlieferung des Lieferanten angekündigt. So kann dieser Mitarbeiter einen teil-Wareneingang für genau diese Position vorziehen.
Im nächsten Schritt wird allerdings nicht im Standard eingelagert. Stattdessen wird dieses Ersatzteil in einem Bypass gepuffert, bis der Kommissionierauftrag kommt. Dadurch können Sie Wege minimieren.


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Ivan Blatter
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Andreas E. Noll

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