Dashboard im Ersatzteillager

Dashboard

Mit Kennzahlen das Ersatzteilgeschäft steuern. Ein Dashboard im Ersatzteillager für Strategie und Mitarbeiter. Consulting unterstützt beim AufbauDashboard im Ersatzteillager

Dashboard im Ersatzteillager einführen

26. März 2017
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Auch im Ersatzteillager mit Kennzahlen steuern

Ob Sie es nun ein Dashboard nennen wollen, oder eine Kennzahlen-Übersicht: es geht darum, durch Kennzahlen Überblick zu schaffen. Für diese Transparenz gibt es eine Reihe von Empfängern. Jeder dieser Empfänger hat durchaus unterschiedliche Interessen. Operativ Verantwortliche wollen wissen, wo sie stehen. Sie wollen Trends erkennen. Es geht darum, an den richtigen Stellen gegensteuern zu können. Budget-Verantwortliche wollen sehen, was sie für ihr Geld bekommen. Außerdem, ob die Kosten womöglich aus dem Ruder laufen. Gleiches gilt erst Recht für für die Auftraggeber outgesourcter Läger. Mitarbeiter würden gerne ihre Leistung in Kennzahlen wiedererkennen. Und schließlich sind Kunden daran interessiert, ob die Qualität passt.

Welche Kennzahlen soll Ihr Dashboard zeigen?

Eines vorab: Masse ist nicht gleich Klasse. Daten vorhalten und im Bedarfsfall schnell eine neue Kennzahl generieren können ist eines. Ihr Dashboard sollte sich jedoch auf eine überschaubare Menge an Informationen beschränken. Welches sind die Kernaussagen, die an die oben genannten Empfänger gerichtet sind?
Hier einige typische Kennzahlen:

  • Lieferpositionen je Tag (Schicht)
  • Anzahl Colli je Tag
  • (un-)pünktlich ausgelieferte Positionen je Tag
  • Wareneingangspositionen je Tag
  • Durchlaufzeit im Wareneingang je Tag
  • Retouren je Monat
  • Anzahl gelagerter Artikel (je Lagerbereich)
  • Anteil gezählter Artikel (bei kontinuierlicher Inventur)
  • Kosten je Monat
  • Anzahl Kundenreklamationen je Monat
  • Krankenstand je Tag
  • offene Urlaubstage je Monat
  • abzubauende/aufgelaufene Überstunden je Monat

Schon diese (nicht abschließende) Aufzählung weist auf die zeitliche Dimension hin. Manche Kennzahlen soll ein täglich veröffentlichtes Dashboard zeigen. Andere werden lediglich monatlich gebraucht. Wieder andere Kennzahlen können gemeinschaftlich genutzt werden. So ist es z.B. im Rahmen eines Bestandscontrollings wichtig, dass sich Ersatzteillager und Materialdisposition über einheitliche Daten austauschen. Eine umfassende Darstellung von Lagerkennzahlen, die dann mit dem Fokus Lager-Konzeption einhergehen, finden Sie im Beitrag "Ohne Lagerkennzahlen geht es nicht".

Wo kommen die Daten her?

Ursprung für die Masse der Daten sind die operativ genutzten EDV-Systeme. Dies können das ERP-System sein, die Lagerverwaltungssoftware, oder auch das Materialflusssystem. Andere Kennzahlen sind eher manuell festzuhalten. Krankenstand und Urlaubstage kommen, auf welchen Wegen auch immer, aus der Personalabteilung. Kundenreklamationen werden vermutlich manuell festgehalten. Gerade letztgenannte Informationen sind häufig mühsam einzusammeln.
Demgegenüber lassen sich die Daten aus den EDV-Systemen durch geeignete Reports einfach generieren. Hier ligt der Aufwand in der Einrichtung. Häufig erlauben Report-Generatoren und Abfrage-Tools bereits die grafische Aufbereitung. Sofern die IT-Richtlinien es zulassen, kann auch Excel per ODBC unmittelbar Daten aus Datenbanken ziehen. Mit den seit Excel 2010 bestehenden kostenlosen BI-Tools ist dies noch einfacher geworden. Aber auch auf Massendaten spezialisierte Programme, wie Tableau, sind Mittel der Wahl. Weiterer Vorteil des unmittelbaren Zugriffs auf die Datenbanken: die Quelldaten sind dauerhaft vorhanden. Damit können auch nachträglich verknüpfte kpi erzeugt werden.

Typische Vertreter für manuellen Aufschreibungen sind

  • Kundenreklamationen,
  • Zahl geleisteter Stunden,
  • Ausfälle wegen Krankheit, Unfall, Streik.

Soll ein Dashboard wichtige Informationen für die operative Führung auf einen Blick darstellen, reicht oft schon ein Excel-File für die Datensammlung. Ein weiteres Beispiel ist der Lagerfüllgrad:

Jede Reise geht mit einem ersten Schritt los

Wenn Sie noch bei Null stehen, sind die ersten Aufschreibungen über täglich ausgelieferte Positionen bereits ein Aha-Effekt. Halten Sie die nicht ausgelieferten Positionen einfach jeden Abend fest. Und schon haben Sie aussagefähige Daten. Ihr bisheriges Gefühl einer guten Leistung ist einer Kennzahl gewichen.

Warum konnten Sie nicht ausliefern? Auch das wird Ihnen kaum eine EDV-Datenbank liefern. Schreiben Sie es auf:

  • EDV-Ausfall,
  • Abholer nicht gekommen,
  • Betriebsversammlung,
  • Fördertechnik stehen geblieben.

Häufungen dieser Themen geben Aufschluss, wo Sie anpacken müssen.

Look-and-Feel: wie darstellen?

Nett angerichtet schmeckt jedes Essen besser. Das gilt im übertragenen Sinn auch für ein Dashboard. Werden Kennzahlen ausgehängt, sollten sie einheitlich aussehen. Damit ist eine grafische Aufbereitung impliziert. Wer will sich schon durch eine Zahlen-Wüste hangeln? Gleiches gilt für Präsentationen aller Art. Oft kann man schon punkten, wenn alle Elemente Ihrer Marke sofort wiedererkannt werden. Das gilt insbesondere, wenn die Kollegen mit Microsoft Default Inhalt nackt verkaufen. Sie kennen das: Calibri, kunterbunte Farben, haarfeine Achsen.
Ob Zahlen im Dashboard als zeitlicher Verlauf dargestellt werden, oder in der Gegenüberstellung verschiedener Lagerbereiche untereinander, hängt von der gewünschten Aussage ab. Sind Zielgrößen vereinbart, sollten sich diese in der Grafik wiederfinden. Auch Benchmarks als hinterlegte Zielgrößen bringen Ansporn zu Verbesserungsprojekten.

Online Sichtbarkeit erzeugen

Anders sieht es aus, wenn im Sinne einer Führung mit Kennzahlen alles auf einen Blick sichtbar sein soll.

Eine Sonderform eines Dashboards stellt die Mitarbeiter-Information per Bildschirm dar. Quasi online erfahren Mitarbeiter den aktuellen Abarbeitungsstand der Aufträge. In der einfachsten Form reicht hierfür ein Großbildschirm an einem ausrangierten PC. Der PC greift alle paar Minuten per Excel unmittelbar auf die Datenbank zu.

Gerade im auf Geschwindigkeit ausgelegten Ersatzteillager dient diese Info der Motivation. Denn kurz vor der (letzten) Abholung ist es Antrieb, alle noch offenen Express-Positionen "rauszubringen". Schließlich ist die Liefertreue die qualitativen Kenngröße im Ersatzteilgeschäft schlechthin.

Anders sieht es aus, wenn im Sinne einer Führung mit Kennzahlen alles auf einem Bildschirm sichtbar sein soll. Dann kann der Aufwand zur Darstellung von

  • Kennzahlen,
  • Grafiken,
  • Ampeln

auf einem einzelnen Bildschirm mit erheblichem Aufwand verbunden sein. Technisch ungleich einfacher ist der Aufbau einer Kennzahlenwand mit Ausdrucken. Dann besteht zudem die Möglichkeit, mit Mitarbeitern Arbeitsergebnisse zu diskutieren. Nächste Schritte können gerne handschriftlich notiert werden.
Doch es geht nicht nur um die Implementierung. Denn wenn das Dashboard nicht von eigenen Mitarbeitern gepflegt werden kann, wie steht es dann mit Ihrer Flexibilität? Darum ist es wichtig, eine Einführung durch Schulungen zu flankieren.


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