Bestandscontrolling von Ersatzteilen

Bestandscontrolling

Bestandscontrolling hilft, um hohe Verfügbarkeit bei Reduzierung von Obzoleszenzen bei Ersatz- und Serviceteilen sicherzustellen. Lassen Sie sich beratenBestandscontrolling von Ersatzteilen

Bestandscontrolling auf Ersatzteile anwenden

9. April 2016
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Bestandscontrolling: Tool zur effektiven Steuerung

Ausgelöst durch die Forderung nach einer hohen Verfügbarkeit finden sich in Ersatzteillägern häufig erhebliche Bestände. Diese gilt es aktiv zu steuern. Genauer gesagt: Es geht darum, die Bestände zu senken. Darüber hinaus sind sie aber auch ganz operativ im Lager zu handhaben. Ein Bestandscontrolling ist damit nicht nur ein Thema der Finanzbuchhaltung. Hier sind Themen wie Cashflow und Wertberichtigung angesiedelt. Bestände sind Aufgabe des Ersatzteilmanagements. Schließlich wird Ihr ständig zunehmender Lagerfüllgrad sicher nicht durch Ihre Buchhaltung reduziert. Dafür bedarf es Ihrer ständigen Beobachtung. Relevant sind Ihre daraus abgeleiteten steuernden Maßnahmen. Die Fortschreibung von Kennzahlen und deren graphische Aufbereitung helfen Ihnen hierbei.

Nehmen wir die

Bestandsentwicklung aus Sicht des Lagers

Eine wie hier gezeigte meist kaum merkliche Zunahme an gelagerten Ersatzteilen führt in vielen Fällen nicht zur gebotenen Aufmerksamkeit.

Stattdessen kommt es zu immer häufigeren, meist hektischen, Umlagerung-Aktionen. Womöglich am Wochenende. Klassische Auslöser sind Neu-Anläufe von Endprodukten. Aber auch geänderte Methoden der Material-Disposition verursachen Bestandsanstiege. Erst die grafische Aufbereitung offenbart dieses Wachstum an zu lagernden Teilen. Daraus können Sie planerisch Informationen ziehen. Und sei es nur, ob im nächsten Budget Investitionen erforderlich werden.

Die Zunahme des Bestands trifft Ihr Ersatzteillager meist nicht flächendeckend gleich. Zusätzliche Bestände lassen sich im Füllgrad der physisch bedingten Lagerbereiche zeigen:

Für dieses Lager wurde bereits ein Ausweich-Lager angemietet. Hier können Sie aus der Grafik der Kennzahlen erste Maßnahmen ablesen: Umlagerungen aus dem Kleinteile-Lager in ein externes Lager können geboten sein. Womöglich ist Eile geboten, bevor der nächste große Wareneingang (z.B. ein Container aus Übersee) eintrifft. Alternativ könnte der Bestand verdichtet werden. Das geht natürlich nur, sofern Chargen-Verwaltung bzw. FiFo nicht erforderlich sind.

Derartige Maßnahmen können Sie umso einfacher zu steuern, je durchgängiger Sie durch eine Klassifizierung die ungängigen Ersatzteile bereits im Vorfeld identifiziert haben. Ein Vergleich der Gängigkeitsklasse eines Artikels mit einer präferierten Klasse auf einem Lagerplatz offenbart operativ das Potenzial für Umlagerungen: Langsamdreher räumen die Plätze für Schnelldreher. Damit lassen sich Ihre Wege- und Kommisionierzeiten zu reduzieren.
Und schließlich offenbaren sich Ihnen die Engpass-Bereiche. Diese sind gezielt bezüglich zusätzlicher Lager-Möglichkeiten zu untersuchen. Im Extremfall kann das sogar heißen, ob bzw. wann ein neues Lager erforderlich werden sollte. Bei der dann erforderlichen Lagerplanung kennen Sie über Ihr Bestandscontrolling bereits das Artikelwachstum als eine wesentliche Größe.

Bestandscontrolling aus Sicht der Disposition

Bestand und Verfügbarkeit bilden den klassischen Zielkonflikt eines jeden Disponenten. Um sich auf die strategisch wichtigen Teile zu konzentrieren, sollte sich Ihr Disponent auf die immer aktuelle Klassifizierung eines jeden Teils verlassen können.
Hier im Beispiel:

Mit den wenigen sehr teuren Teilen (Klassen E (1,9%) sowie H (14,3%), in Klammern Anteil an allen Teilen) sowie mit den regelmäßig verkauften Teilen (Klassen F (1,6%) und G (6,5%)) können Ihre Disponenten den Bestand steuern. Deren Fokus wandert von allen (viel zu vielen) Teilen hin zu den wirklich kritischen. Tendenziell sind das genau die, die sich bewegen. Aber es geht auch um die Vermeidung zukünftiger Obsoleszenzen.
Hier statt der absoluten Zahl der Teile die Anteile an den insgesamt gelagerten Ersatzteilen:
Der Wert-Anteil dieser teuren bzw. gängigen Teile ist ungleich höher, als es deren geringe Zahl an Teilen vermuten ließe.

Die Masse der kaum gängigen Ersatzteile ist notwendig, um eine hohe Verfügbarkeit zu erreichen. Meist liegen diese allerdings wie Blei im Lager. Neu hinzukommende Überreichweiten sind in der Finanzbuchhaltung der Auslöser für Wertberichtigungen. Dummerweise gehen diese zu Lasten des Gewinns. Damit sind es die, die Sie vermeiden wollen. Basis hierfür bildet in der Regel eine Reichweiten-Betrachtung, die natürlich im Ersatzteilmanagement ebenfalls angewandt werden kann:

Mehr noch als der absolute Bestand zeigt die Reichweite über eine Ersatzteil-Klasse den Erfolg einer Material-Disposition. In den gezeigten Beispielen gibt es noch Raum für Verbesserung. So ist die erreichte Verfügbarkeit zwar im Zielkorridor. Eerkauft wurde sie jedoch durch (zu) hohe Bestände:

Bestände nach weiteren Kriterien segmentieren

Die Klassifizierung oben habe ich gewählt, weil sie für eine einfache und doch zielgerichtete Einteilung steht. Sie können statt dieser Klassen natürlich ebenso gut andere Kriterien nutzen. So wird Ihr Bestandscontrolling effektiver. Zum Beispiel Klassen nach

Darüber hinaus können temporäre Einflüsse eines separaten Bestandscontrollings bedürfen. Hierzu sind beispielhaft zu zählen

Informationen im ERP zur Verfügung stellen

Je integrierter die Basis-Informationen zugreifbar sind, desto

Als Mittel der Wahl sei hier die Unterbringung aller relevanten Kennzeichen im Artikelstamm des ERP genannt. Die manchmal angebotene ABC-Klasse genügt jedoch den Anforderungen des Ersatzteil-Managements selten. Aktualität solcher Kriterien stellen Ihre Mitarbeiter durch den eleganten Umgang mit Massendaten sicher. Bevorzugt gelingt dies durch automatisierte Jobs.
Eine Alternative hierzu stellen auf Bestandssteuerung spezialisierte Programme dar. So bietet inform mit dem Software-Paket add*ONE eine umfassende Lösung.
Wenn Sie eine Auswahl der im Controlling gewonnenen Kennzahlen dann noch in einem einheitlichen Format basierend auf dem Corporate Identy (CI) präsentieren, passen nicht nur die Inhalte. Ihr Dashboard kann sich auch sehen lassen. Im wahrsten Sinne des Worts.

Kennzahlen des Bestandscontrollings

Wie oben gezeigt gibt es nicht die eine Kennzahl. Um tatsächlich operativ besser zu werden ist eine Clusterung nach etlichen Kriterien sinnvoll. Nur so lassen sich über Zeitreihen die Erfolge von Projekten nachvollziehen.
Und doch existieren in der maximalen Verdichtung einige wenige Top-Kennzahlen. Häufig werden diese im zentralen Finanzcontrolling ermittelt. Zu nennen sind

  • der Lagerumschlag,
  • die Reichweite des gesamten Bestands,
  • der gesamte Wert des Bestands,
  • der Wert des Bestandes nach Wertberichtigung.

Dabei sind Lagerumschlag und Reichweite eigentlich identische Größen. Der eine Wert ist genau der Kehrwert des anderen.

So entspricht eine Reichweite von 12 Monaten dem Lagerumschlag 1,0.
Die Zahl gelagerter Teile ist ebenso wie die Verfügbarkeit selten für das Finanzcontrolling interessant. Trotzdem gehören sie aus logistischer Sicht ebenfalls in den Kontext des Bestandscontrollings.

Bestandscontrolling über die Lieferkette

Aus der Sicht einer zentralen Organisation fallen auch die Bestände nachgelagerter Einheiten in die Zuständigkeit. So erreichen Bestände in Landeslägern und sogar auf Ebene von Service-Einheiten manchmal beachtliche Höhen. Jede der Einheiten kann mit den oben genannten Methoden untersucht werden.
Typische Überbestände stellen tote und nur seltenst bewegte Ersatzteile in der Lieferkette dar. Je näher der Bestand am einzelnen Endkunden liegt, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit des Verkaufs. In Großunternehmen werden Multi-Echelon Systeme eingesetzt, die die Lieferbeziehungen über die gesamte Lieferkette planen sollen.
Für den Mittelstand schafft eine schnelle und schlanke Retouren-Logistik hier Abhilfe. Um die operativen Kosten durch die Rückführung "toter" Teile nicht unnötig in die Höhe zu treiben bieten sich auch virtuelle Läger über einen virtuellen Ersatzteil-Pool an. Dies ist im Einzelfall auf Basis der Kosten für die Lagerung zu ermitteln.


Dieser Beitrag steht zum kostenlosen Download als pdf zur Verfügung.


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